Besluit  Gemeenteraad

Artikel 1:

Het wedstrijdreglement "Winteractie koop 3440 scan en win" wordt goedgekeurd:

1. De stad Zoutleeuw organiseert een campagne “koop 3440 scan en win” ter ondersteuning van haar lokale ondernemers. Het doel van de campagne is om inwoners aan te sporen lokaal te kopen en de lokale handelaars de mogelijkheid te bieden om extra klantenbinding te realiseren. Deze campagne is een onderdeel van het LEADER-samenwerkingsproject “Helemaal van hier” waaraan de stad deelneemt.

2. De “Winteractie koop 3440 scan en win” begint op 01 november 2022 en eindigt op 31 maart 2023. De actie kan mogelijks verlengd worden.

3. Praktische info over deze campagne is terug te vinden op de website van de stad : www.zoutleeuw.be/koop3440

4. Voor deze campagne werkt de stad Zoutleeuw samen met de vzw LEADER-werking Hageland, en

wordt de app Happy Hageland ingezet om de wedstrijd in goede banen te leiden. www.happyhageland.be

5. De stad Zoutleeuw staat in voor de algemene communicatie in brede zin, dus zowel naar ondernemers als naar inwoners. Ook de verdeling van het communicatiemateriaal naar de ondernemers, lokale handelaars en marktkramers wordt verzorgd door de stad.

6. De vzw LEADER-werking Hageland ondersteunt de gemeente bij het inhoudelijk uitwerken van het concept, het verloop van de wedstrijd en de inzet van de app Happy Hageland.

7. De start van de campagne vindt plaats op donderdag 27/10/2022 in Zoutleeuw. Maandelijks zal de campagne Door een stuurgroep geëvalueerd en bijgestuurd worden in functie van de resultaten.

Deze groep komt maandelijks samen om :

• de loterij te organiseren (dit gebeurt digitaal zodat er een opname van kan gebeuren, om de correctheid van de loting te kunnen vastleggen);
• de resultaten te bespreken;
• bijkomende communicatieacties op te zetten
  • naar ondernemers
  • naar de inwoners van de gemeente
  • naar de pers.

8. De stad Zoutleeuw voorziet maandelijks 2 cadeaubonnen van 100 euro die verloot zullen worden onder de deelnemers van de wedstrijd. Iedere deelnemende handelaar engageert zich bij deelname aan de campagne om minstens één prijs (meer kan) van 25 € te voorzien voor de looptijd van campagne (Waardebon of eigen prijzen). Bij verlenging van de campagne worden bijkomende bijdrage aan de campagne door de deelnemende handelaars voorzien.

9.De wedstrijd gekoppeld aan de campagne Koop 3440 scan en win” loopt via de promotool voorzien in de app Happy Hageland.

Werking van de promotool / verloop van de wedstrijd :

• Iedere deelnemende handelaar ontvangt voor de start van de campagne een toogdisplay met een voorgedrukte en gepersonaliseerde QR-code alsook een affiche van de campagne.
• Iedere handelaar heeft zo zijn eigen QR-code.
• Wanneer een klant een aankoop doet bij een lokale handelaar, mag hij die QR-code scannen met zijn smartphone.
• De QR-code is gelinkt met de app Happy Hageland. Bij elke scanning van een QR-code neemt de klant deel aan de wedstrijd.
• Een klant die de app nog niet geïnstalleerd heeft op zijn smartphone, zal via het systeem gevraagd worden om eerst de app te downloaden.
• Bij het downloaden van de app wordt de klant gevraagd om zich te registreren.
• Bij de eerste deelname wordt de klant eerst gevraagd het wedstrijdreglement te aanvaarden. De klanten krijgen de mogelijkheid het wedstrijdreglement online te raadplegen.
• Vervolgens wordt de klant gevraagd of hij al dan niet toestemming geeft om zijn/haar Persoonsgegevens door te geven aan de ondernemer(s) waar hij/zij de QR-code gescand heeft (voor klantenbinding).
• Eenmaal het wedstrijdreglement aanvaard, wordt de klant automatisch en definitief geregistreerd en wordt het wedstrijdreglement naar de berichtenbox van de klant in de app verzonden.
• Bij iedere volgende scan van een QR code bij een deelnemende handelaar wordt de klant automatisch geregistreerd en krijgt hij hiervan een korte melding.
• Niet alle klanten hebben een smartphone. Klanten die geen smartphone hebben, kunnen geholpen worden door de lokale handelaar. Op de onderkant van de toogdisplay staat een QR code waarmee de handelaar een klant manueel kan registreren. Enkel klanten die niet over een smartphone beschikken kunnen op deze manier deelnemen aan de wedstrijd.
• Een klant kan bij iedere handelaar maar 1 maal per dag de QR code scannen.
• Door te scannen komt de klant automatisch in aanmerking voor zowel de aangeboden cadeaubon van de stad als de eventueel voorziene extra prijs aangeboden bij de ondernemer waar hij iets aankocht.
• De winnaar wordt maandelijks via computer lukraak uit alle geregistreerde scans gekozen, Dus hoe vaker een klant scant hoe meer kans hij maakt op een prijs. De winnaars worden per mail geïnformeerd.
• Winnaars worden uitgenodigd hun prijs te komen halen op de gemeenten of bij de deelnemende handelszaak. Prijsuitreikingen kunnen gepaard gaan met een pers- of fotomoment.

10. Dit wedstrijdreglement is goedgekeurd door de stad Zoutleeuw en conform de privacy wetgeving en de wetgeving met betrekking tot loterijen.

11.De prijstrekking en prijsuitreiking wordt door de stad Zoutleeuw zelf georganiseerd in samenwerking met de vzw LEADER-werking Hageland. Er is maximum 1 cadeaubon van de stad te winnen per persoon over de ganse loop van de campagne.

12.Elke deelnemer aan de actie verleent automatisch toestemming voor het gebruik van zijn gegevens met het oog op communicatiedoeleinden die betrekking hebben op de campagne 3440 Scan en Win.

Onder communicatiedoeleinden wordt verstaan:

• het opmaken van statistieken;
• het evalueren van de campagne;
• het communiceren met de winnaars en deelnemers o.a. via de nieuwsbrief van de stad Zoutleeuw.

13. Ondernemers die zich aansluiten bij deze campagne en die een prijs ter beschikking stellen die onder de deelnemers zal worden verloot, kunnen klantengegevens ontvangen van klanten die:

• bij hem hebben gekocht, en;
• die bij hem de QR-code hebben gescand, en;
• die toestemming hebben gegeven om hun Persoonsgegevens door te geven aan de betreffende ondernemers.

De deelnemende ondernemers kunnen de klantengegevens (Persoonsgegevens) dan gebruiken om aan klantenbinding te doen.

Onder klantenbinding wordt verstaan:

• Bedanken voor deelname aan campagne;
• Versturen van nieuwsbrief (mogelijkheid om uit te schrijven)
• Informeren over speciale acties (open deur, nieuwe collecties, dag van de klant, klantenkaart, aanwezigheden op beursen, etc.);
• Tevredenheidsonderzoek;
• Bevraging over eigen activiteiten van de ondernemer, noden van de klant.

Ondernemers die hiervan gebruik wensen te maken, moeten dit laten weten aan de stad Zoutleeuw.

14. Deelnemers aan de wedstrijd worden na de goedkeuring van het wedstrijdreglement gevraagd om al dan niet akkoord te gaan dat hun gegevens doorgegeven worden aan de ondernemers bij wie zij iets gekocht hebben en enkel aan hen. De deelnemende ondernemers worden gevraagd om deze informatie (bestaande uit Persoonsgegevens) strikt vertrouwelijk te behandelen en om de gegevens te verwerken conform de GDPR/AVG.

15. Als in geval van overmacht (o.a. corona) de wedstrijd ingekort, gewijzigd, geannuleerd of uitgesteld dient te worden of de prijzen moeten gewijzigd worden, kunnen de organisatoren hiervoor in geen geval verantwoordelijk worden gesteld. Bij het verlies van digitale of manuele registraties (bv. Bij pannes van servers , wegvallen van internet e.a.) zijn de organisatoren van de wedstrijd evenmin verantwoordelijk.

16. Het stadsbestuur of de vzw LEADER-werking Hageland kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor mogelijke technische problemen die zich zouden voordoen.

17. In geval van misbruiken, misleiding of bedrog behouden de organisatoren van de campagne zich uitdrukkelijk het recht voor, de betrokken deelnemer(s) zonder meer van deelname aan deze campagne uit te sluiten.

18. De vzw LEADER-werking Hageland en de stad Zoutleeuw gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in het kader van wet op gegevensbescherming (GDPR).

19. Deze digitale tombola wordt opgevolgd en beheerd door een stuurgroep samengesteld door de stad Zoutleeuw. De stuurgroep legt wijzigingen aan het reglement voor aan het stadsbestuur voor deze in voege gaan. De trekking van de winnaars wordt digitaal geregistreerd.

20.Over de wedstrijd binnen de campagne worden geen briefwisseling noch telefoongesprekken gevoerd.

21.Deelname aan de promotieactie houdt de aanvaarding in zonder voorbehoud van onderhavig reglement.

Art. 2:

Deze beslissing bekend te maken krachtens de wettelijke bepalingen.