Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur d.d. 22/12/2017;
Gelet op de wet d.d. 25/06/1993 betreffende de uitoefening en de organisatie van ambulante en kermisactiviteiten, inzonderheid artikel 5,2°;
Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 22/06/2023 houdende de goedkeuring van het kerstmarktreglement;
Overwegende dat uit de edities 2022 en 2023 is gebleken dat een aantal aanpassingen aan het reglement aangewezen zijn;
Gelet op de voornaamste wijzigingen :
- de tarieven
- de invoering van de oprijdbrief
BESLUIT:
Artikel 1
Het reglement "Kerstmarkt" d.d. 22/06/2023 op te heffen.
Art. 2:
Het reglement kerstmarkt als volgt goed te keuren
REGLEMENT KERSTMARKT
Art. 1
De stad Zoutleeuw organiseert een kerstmarkt:
Art. 2
Het aantal standplaatsen met tent/chalet is beperkt, waarvan allen gepositioneerd op de Grote Markt en Groenplaats. Het aantal standplaatsen voor foodtrucks is beperkt tot de fysieke plaats waar de stad over beschikt, tevens op de Grote Markt en Groenplaats. Deelname als standhouder aan de kerstmarkt is enkel toegelaten na het bekomen van een voorafgaandelijke schriftelijke toelating van de stad en na betaling van een waarborg (zie artikel 5). Het deelnameformulier is strikt persoonlijk en kan niet worden overgedragen aan derden.
Het is niet mogelijk om slechts in te schrijven voor een deel van het weekend. Standhouders die inschrijven, engageren zich om het volledige weekend, van vrijdag tot en met zondag, hun stand uit te baten.
Iedere standhouder kan zich inschrijven voor maximaal 10 lopende meters standplaats. Indien het aantal geïnteresseerden het aantal standplaatsen overschrijdt, is het mogelijk dat de aanvraag tot standplaats wordt geweigerd.
Art. 3: Inschrijvingsgeld
Er wordt inschrijvingsgeld gevraagd op basis van het soort stand men uitbaat. Volgens de tabel hieronder.
Alle vermelde prijzen zijn voor de volledige duur van het evenement. Alle vermelde prijzen zijn inclusief elektriciteit. De standhouder engageert zich er evenwel toe om het verbruik te beheren volgens het principe van een goede huisvader.
Licht en verwarming zijn te voorzien door de standhouder. Sfeerversiering langs de binnenzijde van de stand zijn te voorzien door de standhouder. Sfeerversiering langs de buitenzijde van de standplaatsen (enkel bij tent en chalet) worden voorzien door de stad.
Naast het inschrijvingsgeld wordt ook een waarborg gevraagd (zie artikel 5).
| Tarief (incl. btw) | |
| Houten chalet (3m x 2,5m) * De chalets zijn zeer geschikt voor food/drank standen in uit te baten. Ook voor kleinere non-food verkoopstanden van bijv. sieraden of andere ambachten is dit geschikt. Opgelet, deze chalets beschikken niet over een brede toonbank. De aanwezige toogbreedte is +/- 40 cm.
De chalet kan afgesloten worden met een hangslot.
De chalet wordt voorzien van 1 stroomaansluiting shuko. |
100,00 € |
| Pagodetent (5m x 5m) * Deze tent is zeer geschikt voor grotere non-food standen in uit te baten, alsook om een bar in onder te brengen. De tenten beschikken over een vloer en kunnen met meerdere aaneengesloten worden. Afhankelijk van het aantal aanvragen, kunnen we echter niet steeds garanderen dat u de gevraagde hoeveelheid tenten toegekend krijgt. Dit omwille van het garanderen van een divers aanbod.
De pagodetent kan afgesloten worden met een rits. Een slot is hier niet op aanwezig. De pagodetent wordt voorzien van 1 stroomaansluiting shuko. |
150,00 € |
| Eigen foodtruck * Onder ‘foodtrucks’ worden standhouders verstaan die zelf beschikken over een voertuig dat uitgerust is voor het klaarmaken en serveren van etenswaren en/of dranken.
Een foodtruck kan tijdens de duur van de kerstmarkt en voorafgaand de opbouw (donderdag t.e.m. zondag) diens standplaats niet verlaten. Dit omwille van de kerstbomen die errond worden geplaatst.
De foodtruck wordt voorzien van een stroomaansluiting marktkast. De benodigde stroomkop dient medegedeeld te worden bij inschrijving.Eventuele koppelstukken of verlengkabels dienen voorzien te worden door de standhouder. |
100,00 € |
Art. 4
Het deelnemingsformulier voor de kerstmarkt wordt gepubliceerd op de website van de stad Zoutleeuw. Dit formulier moet binnen de gestelde termijn volledig ingevuld zijn: ten laatste vier weken voor datum van de kerstmarkt krijgt eenieder een bevestiging van deelname/ niet deelname.
Voor de toewijzing van de standplaatsen is de datum en het uur van indienen bepalend, alsook het aanbod. In de aanvraag dient de volledige naam en adres vermeld te worden alsook een naam en GSM-nummer van de contactpersoon en welke producten aangeboden zullen worden. De specificatie is zeer belangrijk wanneer men een drank- en/of eetstand wil uitbaten (zie artikel 8).
De producten moeten passen in het concept en de sfeer van de kerstmarkt. De beslissing hierover wordt genomen door het college van burgemeester en schepenen.
De verkoop van vuurwerk is verboden en er worden geen standplaatsen toegekend aan politieke partijen.
Art. 5: Waarborg
Bij toekenning zal de indiener door de kerstmarktverantwoordelijke worden gecontacteerd. Een waarborg van 300,- euro wordt gevraagd teneinde de kosten te dekken van verloren gegaan of vernield materiaal of de eventuele reiniging van een stand. Bij toewijzing wordt meegedeeld op welke wijze deze waarborg zal geïnd worden.
Na afloop wordt er gecontroleerd of de stand volledig opgeruimd en opgekuist is, het ter beschikking gestelde materiaal in oorspronkelijke staat werd terug gebracht. De stand wordt tevens gecontroleerd op beschadiging. Iedere eventuele tekortkoming aan een stand dient onmiddellijk gemeld te worden aan de organisatie.
Bij gebrek aan dergelijke kennisgeving (binnen het uur na in gebruik name) wordt de deelnemer geacht de stand te hebben ontvangen in perfecte staat en conform de vereisten van zijn activiteiten tijdens de kerstmarkt. De waarborgsom wordt teruggestort aan de standhouder indien deze zijn verbintenissen heeft nagekomen. Indien een standhouder vier weken voor aanvang van de kerstmarkt, annuleert, wordt -behoudens bewijsbare overmacht- de waarborg ten bedrage van 300,- euro ingehouden/aangerekend.
Ook bij het gesloten blijven van uw uitbating (no-show) gedurende één of meerdere dagen gedurende het evenement, wordt het volledige waarborgbedrag ingehouden.
Er wordt een waarborg van 300,- euro gevraagd voor de standplaats en materiaal. Deze dient voorafgaandelijk aan het evenement gestort te worden. Indien de standhouder niet opdaagt zonder voorafgaandelijke verwittiging, de stand vuil of beschadigd achter laat, dan wordt deze waarborg ingehouden.
Art. 6
De standhouder is gedurende de deelnameperiode verantwoordelijk voor de aan hem toevertrouwde chalet/ tent, versieringsmateriaal en eventueel aangeleverde sleutel voor de stand. Hij beheert dit als goede huisvader. Na afloop wordt er gecontroleerd of de stand volledig opgeruimd en opgekuist is. Er wordt geen afval achtergelaten.
Bij vastgestelde schade aan de chalet/ tent, achtergelaten vuilnis en/of verlies van de sleutel wordt eveneens het volledige waarborgbedrag ingehouden. Alle schade die te wijten is aan de standhouder en het waarborgbedrag overschrijdt, is ten laste van de standhouder.
Het stadsbestuur is niet verantwoordelijk bij diefstal of vernielingen van de door de standhouder aangeboden goederen, dit zowel tijdens als na de openingsuren van de kerstmarkt. Gelieve de uitbating steeds goed af te sluiten en geen geld of kostbare voorwerpen in de chalet/ tent achter te laten na de openingsuren.
Art. 7
De standhouder is verantwoordelijk voor de reinheid rondom de aan hem toegewezen chalet/ tent. Iedere standhouder zorgt er voor dat er geen afval rondom de uitbating blijft slingeren. De standhouder houdt dus steeds zelf een oogje in het zeil.
Er worden door het stadbestuur genoeg vuilbakken voorzien om afval in te deponeren.
Let wel: deze afvalcontainers dienen enkel voor het afval afkomstig van de op de kerstmarkt geconsumeerde producten.
Het afval van standhouders (karton, lege flessen, enz...) mag bijgevolg niet in de vuilbakken op het parcours gegooid worden. De standhouders dienen hun afval zelf mee te nemen. Ook oliën, vetten en andere vloeistoffen mogen niet achtergelaten worden.
Art. 8
De verdeelsleutel van 50 % food en 50 % non-food wordt nagestreefd en is aanpasbaar naargelang de inschrijvingen.
Er zullen slechts een beperkt aantal jenever/glühwein/warme chocolade-verkooppunten worden toegelaten. Hoe origineler het aanbod, hoe meer kans de standhouder heeft op de toekenning van een chalet/ tent of foodtruck standplaats.
Het is bij wet verboden alcohol te schenken aan -16 jarigen.
De standhouder met een food aanbod moet voldoen aan alle wettelijke vereisten met betrekking tot algemene hygiëne, infrastructuur, persoonlijke hygiëne en de bewaartemperatuur van voeding die worden opgelegd aan ambulante operatoren die voeding verkopen (FAVV).
Bij de inschrijvingen hebben ReCa-zaken die een zetel hebben op het grondgebied van Zoutleeuw voorrang bij kandidaatstelling voor een drank- en/of eetstand. Ook verenigingen van Zoutleeuw kunnen intekenen voor een drank- en/of eetstand.
Standhouders die drank of verpakte voedingswaren verkopen bedoeld als cadeau of voor thuisgebruik (dus geen onmiddellijke consumptie) worden niet beschouwd als drank -en/of eetstand.
Art. 9
De standplaatsen op de kerstmarkt kunnen enkel ingenomen worden door uniforme chalets/ tenten die door de stad ter beschikking worden gesteld. Ook de versiering van de chalets/ tenten wordt verzorgd door de stad, zodanig dat er een sfeervolle uitstraling ontstaat.
Een uitzondering wordt gemaakt voor de eventueel toegelaten foodtrucks en attracties. Deze exploitanten staan zelf in voor een smaakvolle kerstversiering.
De gebruikelijke identificatie van de aangeboden producten, aanduiding van de prijzen en eventuele identificatie van de standhouder zijn enkel toegestaan in de directe omgeving van de stand.
Art. 10
De standhouders dienen de hen toegewezen standplaats uit te baten gedurende de volledige duurtijd van het evenement en dienen de producten aan te bieden die in hun aanvraag vermeld staan. Artikelen of ornamenten die de afgevaardigde van de stad als niet passend zouden beoordelen, dienen onmiddellijk verwijderd te worden door de standplaatsuitbaters.
Art. 11
Het is aan de uitbaters van een standplaats uitdrukkelijk verboden om de toegewezen standplaats volledig of gedeeltelijk onder te verhuren, over te dragen of aan derden rechten te verlenen, van welke aard ook, met betrekking tot de inname en uitbating van de standplaats. Het delen van een standplaats (chalet/tent) dient vermeld te worden op het aanvraagformulier.
Art. 12
Het inrichten van de kraampjes dient te gebeuren conform de oprijdbrief. Deze oprijdbrief ontvangt u uiterlijk veertien kalenderdagen voor aanvang van de kerstmarkt. De inrichting van de stand moet voltooid zijn bij opening van de kerstmarkt. De standhouder dient iedere dag minstens één uur voor de aanvangstijd van de kerstmarkt aanwezig te zijn. De standhouder die niet of niet tijdig aanwezig is, sluit zichzelf uit van deelname aan de kerstmarkt en heeft geen recht op terugbetaling van de betaalde waarborg (behoudens bewijsbare overmacht).
Art. 13
Het ontruimen van de standplaats dient te gebeuren na sluitingstijd. Enkel en alleen als alle bezoekers het terrein verlaten hebben, kan het terrein met de wagen betreden worden. Het is verboden afval achter te laten. De deelnemende standplaatsuitbaters dienen bij het beëindigen van de kerstmarkt alle afval die een gevolg is van hun uitbating op te ruimen en dienen hun afval zelf mee te nemen. Ook oliën, vetten en andere vloeistoffen mogen niet achtergelaten worden (zie artikel 7). Eén uur na sluitingstijd van de kerstmarkt dient alles netjes opgeruimd te zijn.
Art.14
Het is aan de standhouders onder geen beding toegelaten om tijdens de kerstmarkt hun wagens op de kerstmarkt te parkeren. Na het lossen en laden dienen de standhouders hun voertuigen onmiddellijk te verwijderen.
Een uitzondering kan door de burgemeester of zijn/haar plaatsvervanger toegelaten worden aan uitbaters van foodtrucks, indien blijkt dat de wagen deel uitmaakt van de installaties van de foodtruck.
Art. 15
De stad zorgt op de kerstmarkt voor aangepaste sfeermuziek. Het is de standhouders verboden om onder welke vorm ook een individuele geluidsinstallatie te voorzien. Animatie kan enkel op voorwaarde van voorafgaandelijke goedkeuring door de organisatie en indien daarbij geen gebruik gemaakt wordt van een versterkingsinstallatie.
Art. 16
Het zonaal reglement brandveiligheid is onverminderd van toepassing:
Verwarmingstoestellen zijn toegestaan op voorwaarde dat ze op gas zijn, mits goedkeuring van college van burgemeester en schepenen, en mits voorafgaandelijke controle van de brandweer. Verwarmingstoestellen op elektriciteit, met petroleum of andere vloeibare brandstoffen zijn verboden.
Verwarmingstoestellen moeten zo worden opgesteld, dat onopzettelijk contact van personen, in het bijzonder kinderen, en omstoten, onmogelijk is. Deze toestellen zijn minstens 60 cm verwijderd van elk brandbaar materiaal.
Alle standen en kramen moeten op minimaal 80 cm van mogelijke gevels of uitkragingen (trappen, dorpels) geplaatst worden.
Aaneengesloten rijen van standen en kramen moeten minimaal om de 30 m onderbroken
worden. De minimale doorgang tussen de twee rijen moet dan 1.2 m bedragen
Bij het gebruik van gasflessen moeten minimaal volgende maatregelen gerespecteerd worden:
- Gasflessen dienen gekeurd te zijn (de gangbare geldigheid van een gasfles is 10 jaar) en worden voorzien van een adequate ontspanner (propaan, butaan). Alle gasflessen moeten steeds rechtop staan en worden vastgemaakt zodat omvallen onmogelijk is.
- De gasflessen die in gebruik zijn, worden bij voorkeur buiten opgesteld (uit de zon). Indien dit omwille van technische redenen niet mogelijk is, moet er steeds een lage verluchting voorzien worden om ophoping van gassen te vermijden.
- Niet-gebruikte flessen worden steeds in openlucht en in een afgebakende zone opgesteld.
- Lege en volle flessen worden van elkaar gescheiden.
- Reserveflessen moeten buiten de tenten/eetkramen op een voor het publiek afgeschermde plaats( kan bv achter een tent zijn) bewaard worden. De hoeveelheid reserveflessen moet beperkt blijven tot het dagverbruik (max. 1 per gaspit, maximaal 3 in totaal).
- Gastoevoerleidingen moeten zich in goede staat bevinden, mogen maximaal 5 jaar oud zijn, hebben bij voorkeur een maximum lengte van 2 m en dienen met spanbeugels bevestigd te worden.
- Voor gebruiksinstallaties op butaan of propaan mogen geen andere slangen gebruikt worden dan deze die aanvaard zijn voor vloeibaar gemaakte petroleumgassen in de gasfase. Op de slangen zijn leesbare, onuitwisbare markeringen aangebracht met maximum 1 meter afstand tussen elke markering. Bij deze markeringen staat tenminste de waarde van de maximale werkdruk (min. 15 bar), alsook het fabricagejaar, het merk of logo van de fabrikant en de aard van het gas waarvoor de slang mag gebruikt worden. Meer info te vinden op de website: www.febupro.be
Eetkramen:
Eetkramen binnen een gebouw worden niet toegestaan. Enkel in een daarvoor speciaal voorziene keuken kan er worden gekookt. Catering (warm houden) van reeds bereid voedsel wordt wel toegelaten in gebouwen.
De tenten waarin eetkramen zijn ondergebracht moeten bestaan uit moeilijk ontvlambaar materiaal. Om dit te bewijzen moet een attest worden voorgelegd. De volgende attesten worden aanvaard: A2 , M2 , Europese brandklasse C s1 d0 of beter , DIN 4102 klasse B1, Amerikaans norm CPAI 84 of NFPA 701. Indien het gaat om een zogenaamde partytent of een niet geattesteerde tent (maximale afmeting 5m op 5m) moet deze tent niet voldoen aan deze eisen op voorwaarde dat ze langs minimaal 2 zijden geopend zijn (zeilloos) en er geen obstakels geplaatst zijn in deze openingen.
Een kooktoestel (friteuse, bakplaat, bbq...) moet zo worden opgesteld dat, onopzettelijk contact van personen, in het bijzonder kinderen en omstoten, onmogelijk is. Het toestel moet ten minste 1.2 m van brandbare materialen en gebouwen worden geplaatst of er zodanig van worden afgescheiden dat brandgevaar wordt voorkomen. De kooktoestellen moeten worden opgesteld op een onbrandbare plaat (pleisterplaat, metaal,...)
Bij een barbecue is het gebruik van vloeibare brandstoffen verboden.
Elke frituurpan, BBQ, bak- en braadtoestel moet voorzien zijn van een metalen deksel of een voldoend groot branddeken ter beschikking hebben.
Indien een standhouder elektriciteit nodig heeft, dient het doel voor elektriciteitsaansluiting vooraf aan de organisatie te melden en met eigen middelen aangesloten te worden. De standhouders dienen zelf een verlengkabel van 16 ampère met aarding (mono) van 30m te voorzien. Omwille van de brandveiligheid moet die altijd volledig ontrold worden. Standhouders die niet beschikken over de juiste bekabeling (sectiekabel 2,5 mm2), mogen niet aansluiten. De maximale aansluiting per kraampje wordt beperkt tot 3500 W. Bij overtreding van deze richtlijn heeft de afgevaardigde van de organisatie het recht om de elektriciteitstoevoer af te sluiten. Standhouders kunnen geen schadevergoeding vragen voor verlies door elektrische pannes te wijten aan de stroomleverancier of pannes in de kasten van de organisatie.
Gehuurd materiaal:
Iedere deelnemer huurt materiaal dat volledig in orde is. De organisatie is niet verantwoordelijk voor schade aan materialen van de standhouders.
Art. 17
Alle waarborgen inzake veiligheid tegen brand dienen door de uitbater genomen te worden. Elke standhouder voorziet in zijn chalet/tent daarom een gekeurd brandblusapparaat van minimum 6kg ABC-poeder of 5kg CO2. Dit wordt gecontroleerd door de brandweer. Standhouders die niet in regel zijn moeten hun stand onmiddellijk sluiten tot zij in orde zijn. Enkel de burgemeester of zijn plaatsvervanger kan hier een uitzondering in maken en de stand alsnog laten openen.
Standhouders die ter plaatse gerechten klaarmaken moeten bijkomend beschikken over een branddeken. Zij dienen hun kooktoestellen zodanig op te stellen, dat zij de bezoekers niet kunnen verwonden. In geval van nood moeten de standhouders alles verwijderen wat de toegang van de hulpverlening in de weg zou staan.
Art. 18
Voor de opening zal een veiligheidsrondgang met brandweer en de kerstmarktverantwoordelijke worden georganiseerd. Meer informatie daarover krijgt de deelnemer in de oprijdbrief.
Art. 19
Voor het verlichten van de standplaatsen is enkel energiezuinig licht toegelaten dat op zulke manier dient geplaatst te worden, dat hierdoor geen gevaar kan ontstaan en de andere standhouders niet kan hinderen.
Art. 20
Bijkomende uitbouw van de kramen, alsook wijziging van de opstelling ervan, is enkel toegelaten na toestemming van de kerstmarktverantwoordelijke en dient bij inschrijving aangevraagd te worden.
Art. 21
Deelname aan de kerstmarkt gebeurt op eigen risico. Desgewenst dient de standhouder zelf de nodige verzekeringen af te sluiten.
Art. 22
Standhouders die voeding en/of drank aanbieden moeten dit doen in herbruikbaar materiaal, conform de wetgeving drankverpakkingen en voedselverpakkingen (https://ovam.vlaanderen.be/wetgeving-drankverpakkingen-en-voedselverpakkingen). Bijkomende richtlijnen kunnen worden opgelegd door het college van burgemeester en schepenen. Deze worden meegedeeld in de oprijdbrief.
Art. 23
Het stadsbestuur kan voorzien in meubilair waaraan geconsumeerd mag worden. Zelf mag de standhouder tafels en stoelen meebrengen na toestemming van de kerstmarktverantwoordelijke. Dit meubilair wordt geplaatst in de kerstmarktzone.
Art. 24
Het ontruimen van de kerstmarkt vraagt elke avond tijd. Respecteer daarom het sluitingsuur en laat klanten een kwartier voor sluitingsuur een laatste bestelling plaatsen. Standen die elke avond problemen veroorzaken kunnen zowel hun recht op toekomstige deelname, alsook hun waarborg verliezen.
Art. 25
De organisatie is op geen enkele manier aansprakelijk voor de niet-naleving van de op de standhouder van toepassing zijnde wettelijke bepalingen, in het bijzonder de sociale, economische en fiscale bepalingen.
Art. 26
Standplaatsuitbaters die onderhavig reglement niet naleven, dienen de kerstmarkt op verzoek van de kerstmarktverantwoordelijke (of zijn afgevaardigde) onmiddellijk te verlaten. Tevens zullen ze uitgesloten worden van deelname aan een volgende editie en verliezen ze ieder recht op terugbetaling van de door hen betaalde waarborgsom.
Art. 27
De standplaatsuitbaters zijn steeds aansprakelijk voor iedere beschadiging aan het ter beschikking gestelde materiaal en voor elke schade aan derden die zou veroorzaakt zijn door de exploitatie van de uitbating.
Art. 28
Bij betwistingen is het college van burgemeester en schepenen bevoegd.
Art. 2:
Het reglement treedt onmiddellijk in werking.
Art. 3:
Onderhavig reglement bekend te maken krachtens de wettelijke bepalingen.
Art. 4:
Onderhavig reglement wordt opgenomen als bijlage bij het GAS-reglement.