Gelet op het decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur;
Gelet op het decreet van 16/01/2004 op de begraafplaatsen en de lijkbezorging;
Overwegende dat een ruimtetekort dreigt op sommige gemeentelijke begraafplaatsen; dat deze problematiek de aanleg van nieuwe urnenvelden en columbaruimmuren belemmert, hoewel hieraan een grote nood is; dat tegenwoordig overwegend voor crematie wordt gekozen als wijze van lijkbezorging en dit zowel door de overledenen zelf in hun laatste wilsbeschikking, als door de nabestaanden die de regeling van de begrafenis op zich hebben genomen;
Overwegende dat moet worden vastgesteld dat vóór de indienststelling van de digitale registratietool 'Begraafplaatsen.net' op de gemeentelijke begraafplaatsen niet consequent werd ontruimd; dat dit voornamelijk het geval blijkt te zijn voor niet-geconcedeerde begravingen; dat oudere graven ondanks het verval van de bewaartermijn ongemoeid werden gelaten; dat in het verleden moest worden gewerkt met systemen waarbij de behandelende ambtenaren geen meldingen kregen van verval en ook niet systematisch gegevens over vervallen termijnen konden oproepen; dat deze problematiek zich in vele gemeenten stelt;
Overwegende dat er in het verleden ook nog voldoende ruimte was op de begraafplaatsen en dat consequente ontruiming niet als een prioriteit werd aangevoeld; dat de Gemeenteraad in vroegere huishoudelijke reglementen talrijke mogelijkheden heeft opengelaten voor de belanghebbenden om bewaartermijnen te rekken en aan een ontruiming te ontkomen (toekenning van concessies na verval bewaartermijn niet-geconcedeerde begravingen, bijzetting of bijbegravingen in niet-geconcedeerde begravingen, concessies bij leven, eeuwigdurende concessies, ...); dat op 25/04/2024 een nieuw huishoudelijk reglement voor de begraafplaatsen werd aangenomen met striktere procedures en dat dit zowel het ruimtelijk beheer, als de rechtszekerheid voor burger en bestuur zal ten goede komen;
Overwegende dat uit de gegevens van de digitale registratietool Begraafplaatsen.net blijkt dat voor een groot aantal begravingen op de onderscheiden begraafplaatsen de termijn voor bewaring verstreken is; dat de actuele ruimtelijke toestand op de begraafplaatsen noopt tot aanpak van deze vervallen begravingen; dat het stadsbestuur eigenaar moet zijn van de graftekens van de vervallen begraving om een ontruiming te kunnen uitvoeren; dat hiertoe een procedure moet worden gevoerd die decretaal vastgesteld is (artikelen 7, §2, en 18 decreet 16/01/2004); dat deze procedure een bekendmaking door middel van aanplakking aan het betreffende graf en aan de ingang van de begraafplaats voorschrijft; dat de belanghebbenden gedurende deze termijn de mogelijkheid hebben om de graftekens weg te nemen; dat het stadsbestuur na het verstrijken van deze termijn eigenaar wordt van de overblijvende graftekens en tot ontruiming kan overgaan (art. 26, §1, decreet 16/01/2004);
Overwegende dat in casu de vervallen begravingen lange tijd ongemoeid werden gelaten; dat dit bij de belanghebbenden de indruk of het vertrouwen kan hebben gewekt dat vervallen begravingen worden getolereerd; dat het niet van goed bestuur zou getuigen om deze nabestaanden na jaren van gedoogbeleid nu onverhoeds met een onontkoombare procedure van ontruiming te confronteren; dat om die reden eenmalig een mogelijkheid tot regularisatie moet worden geboden; dat gedurende de termijn van bekendmaking, eenmalig en uitzonderlijk, een concessie van 10 jaar kan worden aangevraagd aan het vastgestelde retributietarief, dewelke na toekenning onderworpen zal zijn aan de bepalingen van het nieuwe huishoudelijk reglement;
Overwegende dat aldus de problematiek van het ruimtegebrek op sommige begraafplaatsen wordt aangepakt, maar dat de nabestaanden die dat wensen ook eenmalig en tijdelijk de mogelijkheid krijgen om de onregelmatige situatie te regulariseren; dat voorts voorzien wordt in de mogelijkheid om door middel van bewijsstukken het verval van de begraving te betwisten; dat dit voornamelijk van belang kan zijn voor oudere begravingen uit perioden dat gegevensbestanden nog op papier werden bijgehouden door de administraties van de vroegere deelgemeenten;
Overwegende dat een uitgebreide bekendheidscampagne zal worden gevoerd, met benevens de decretaal verplichte wijzen van bekendmaking, ook nog publicatie op de website van de stad en bekendmaking via de gebruikelijke nieuwskanalen;
Overwegende dat het past het voorliggend ontwerp van reglement goed te keuren;
BESLUIT:
Artikel 1:
Het reglement tot vaststelling van de procedure tot ontruiming of regularisatie van de niet-geconcedeerde begravingen waarvoor de bewaartermijn is verstreken wordt vastgesteld als volgt:
Reglement tot vaststelling van de procedure tot ontruiming of regularisatie van de niet-geconcedeerde begravingen waarvoor de bewaartermijn is verstreken
Artikel 1:
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1) As: overblijfsel van een gecremeerd stoffelijk overschot
2) Asurn: gesloten vaas voor de bewaring van as
3) Begraving:
4) Belanghebbenden:
5) Belasting- en retributiereglement betreffende de gemeentelijke begraafplaatsen: het belasting- en retributiereglement, zoals vastgesteld door de gemeenteraad op 25 april 2024
6) Bewaartermijn: de termijn voor bewaring van een niet-geconcedeerde begraving, zoals van toepassing volgens de geldende reglementering op de gemeentelijke begraafplaatsen op het ogenblik van de begraving
7) Bijbegraving: het bijplaatsen van een kist of een lijkwade of een asurn in een geconcedeerd perceel
8) Bijzetting: het (bij)plaatsen van een asurn in een geconcedeerd perceel of een geconcedeerde nis
9) College: college van burgemeester en schepenen
10) Columbarium: bovengrondse, muurvormige structuur waarin asurnen kunnen worden bewaard
11) Concessie: een vergunning verleend door de stad Zoutleeuw voor het gebruik van een perceel, nis of plaats op een gemeentelijke begraafplaats, als rustplaats voor het stoffelijk overschot voor een door huidig reglement bepaalde termijn
12) Concessiehouder(s): de persoon of personen op wiens naam de concessie bij de stad Zoutleeuw is geregistreerd
13) Graf: rustplaats voor een stoffelijk overschot
14) Grafteken: monument of graftuin bovenop het perceel, met inbegrip van de eraan bevestigde of erop geplaatste herdenkingsvoorwerpen
15) Huishoudelijk reglement: het huishoudelijk reglement op de begraafplaatsen van de stad Zoutleeuw, zoals vastgesteld door de gemeenteraad op 25 april 2024
16) Niet-geconcedeerde begraving: een begraving van een stoffelijk overschot of de bijzetting of (bij)begraving van een asurn in een perceel of in een columbariumnis, waarvoor geen concessie is verleend of waarvoor de concessietermijn is verstreken zonder dat er een hernieuwing of verlenging heeft plaatsgevonden
17) Nis: uitsparing in een columbariummuur waarin een asurn kan worden bewaard
18) Ontgraving: het stoffelijk overschot of een asurn uit een perceel of nis halen om het een nieuwe bestemming te geven
19) Ontknekeling: de verwijdering van stoffelijke overschotten uit een ontruimd perceel, zo nodig gevolgd door de aanvulling van het perceel met nieuwe zuivere grond
20) Ontruiming: de verwijdering van de graftekens, hierin begrepen de grafzerken en de voorwerpen die erop werden geplaatst en er al dan niet aan werden vastgehecht
21) Perceel: bovengrondse ruimte waarop een grafteken mag worden aangebracht
22) Strooiweide: daartoe bestemde ruimte op de gemeentelijke begraafplaats die gebruikt wordt voor het uitstrooien van as
23) Uitstrooien: het uitspreiden van menselijke as
24) Urnenveld: bewaarplaats met ondergrondse nissen waarin asurnen kunnen worden bewaard.
Artikel 2:
Het college start een procedure tot ontruiming van alle niet-geconcedeerde begravingen op de gemeentelijke begraafplaatsen, waarvan de bewaartermijn verstreken is op datum van de inwerkingtreding van huidig reglement.
Aan de belanghebbenden wordt een termijn van één jaar geboden om de graftekens weg te nemen. Gedurende deze termijn van één jaar hebben de belanghebbenden tevens eenmalig de mogelijkheid tot regularisatie van de begraving door middel van een concessie, onder de voorwaarden en modaliteiten bepaald in dit reglement.
Belanghebbenden kunnen zich tegen de procedure tot ontruiming vermeld in het eerste lid verzetten door middel van een gemotiveerd bezwaarschrift dat, vergezeld van de nodige bewijsstukken, gericht wordt aan het college. Het college verklaart het verzet gegrond als uit de bewijsstukken blijkt dat het perceel geen niet-geconcedeerde begraving is in de zin van artikel 1, 16). Als het verzet gegrond wordt verklaard, beveelt het college de schrapping van de lijst als vermeld in artikel 3, eerste lid.
Artikel 3:
Het college stelt een lijst vast, per gemeentelijke begraafplaats, van de niet-geconcedeerde begravingen waarvan de bewaartermijn is verstreken en waarvoor een procedure tot ontruiming zal worden aangevat. De lijst wordt getrokken uit de digitale toepassing voor het beheer van de begraafplaatsen.
Een afschrift van deze collegebeslissing wordt aangeplakt aan de ingang van de begraafplaats. Tevens wordt een melding aan of in de onmiddellijke nabijheid van de niet-geconcedeerde begraving aangebracht, waarin expliciet wordt vermeld dat een procedure tot ontruiming is aangevat.
De start van de procedure tot ontruiming wordt bovendien aangekondigd op de webtoepassing van de stad, met een algemeen bericht en zonder vermelding van de individuele graven die door deze procedure zijn getroffen.
De belanghebbenden kunnen gedurende tenminste één jaar te rekenen vanaf de datum van de in het eerste lid vermelde collegebeslissing de graftekens wegnemen. Het college stelt de einddatum van deze termijn vast. Na het verstrijken van deze termijn worden de graftekens eigendom van de stad en worden ze van ambtswege verwijderd. Het college beslist over de bestemming van deze materialen.
Artikel 4:
Gedurende de termijn van één jaar, vermeld in artikel 3, vierde lid, krijgen de belanghebbenden eenmalig de mogelijkheid om een concessie aan te vragen. De aanvraag moet schriftelijk gebeuren middels een aanvraagformulier, waarvan het model door het college wordt vastgesteld. Het aanvraagformulier moet door de aanvrager behoorlijk ingevuld worden en worden gedateerd en ondertekend. Het aanvraagformulier kan worden bezorgd aan het college per post of via e-mail naar burgerlijkestand@zoutleeuw.be.
De aanvraag van een concessie die niet wordt ondertekend of die wordt ingediend na het verstrijken van de termijn van één jaar als vermeld in artikel 3, vierde lid, is onontvankelijk. De postdatum of datum van verzending van de e-mail geldt als bewijs van de datum van indiening.
De concessie wordt verleend door het college voor een duur van tien jaar, dewelke ingaat op datum van inwerkingtreding van huidig reglement.
Bij het verstrijken van de concessietermijn van 10 jaar kan het college een verlenging van de concessie toestaan, volgens de procedure vermeld in artikel 12, tweede lid of artikel 14, §2, van het huishoudelijk reglement en aan de tarieven bepaald in het belasting- en retributiereglement betreffende de gemeentelijke begraafplaatsen. Voor volgende verlengingen gelden de bepalingen van het huishoudelijk reglement.
Artikel 5:
Het retributietarief voor de in artikel 4 bepaalde concessie bedraagt 350 euro per perceel of columbariumnis en dit ongeacht de wijze van begraving en ongeacht het aantal personen dat in betreffend perceel of betreffende nis werden begraven of bijgezet.
De retributie wordt vooraf betaald. Het retributiebedrag wordt in consignatie gegeven aan de financieel directeur of zijn gemachtigde bij het indienen van de aanvraag van de concessie of van de verlenging ervan en het is definitief verworven door de stad Zoutleeuw op de datum van de beslissing van het college tot verlening van de concessie.
Als de concessie wordt geweigerd door het college wordt het in consignatie gegeven bedrag terugbetaald op de rekening vanwaar de betaling is gebeurd.
Als het concessiebedrag niet of onvolledig is betaald, weigert het college de concessie.
Artikel 6:
De bepalingen van huishoudelijk reglement inzake de geconcedeerde begravingen zijn van toepassing op de overeenkomstig artikel 4 verleende concessies, tenzij er in huidig reglement van wordt afgeweken.
In de overeenkomstig artikel 4 verleende concessies kunnen geen bijbegravingen of bijzettingen meer plaatsvinden.
Artikel 7:
De gezamenlijke aanvraag tot retroactieve thuisbewaring van een asurn uit een niet-geconcedeerd perceel of nis, voorkomend op de lijst vermeld in artikel 3, eerste lid, moet schriftelijk worden ingediend bij het college binnen de termijn van één jaar, vermeld in artikel 3, vierde lid. De aanvraag moet worden ondertekend door de langstlevende echtgenoot of de persoon met wie de overledene een feitelijk gezin vormde en de bloed- of aanverwanten van de eerste graad.
De aanvraag vermeldt de plaats van bewaring.
Als de thuisbewaring ophoudt, kan de as worden uitgestrooid op de strooiweide van één van de gemeentelijke begraafplaatsen.
De aanvraag tot retroactieve thuisbewaring kan slechts éénmaal worden ingediend voor dezelfde overledene.
De persoon die de asurn in ontvangst neemt, is verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke decretale en reglementaire bepalingen.
De aanvraag tot retroactieve thuisbewaring kan niet worden gecumuleerd met een aanvraag van een concessie overeenkomstig artikel 4.
Artikel 8:
De niet-geconcedeerde begravingen waarvoor binnen de termijn bepaald in artikel 3, vierde lid, geen ontvankelijke concessie is aangevraagd of waarvoor de concessie werd geweigerd worden ontruimd.
Het college bepaalt het tijdsbestek en de uitvoeringsmodaliteiten van de ontruiming. De ontruimingen kunnen per begraafplaats afzonderlijk worden georganiseerd. De begraafplaatsen waar omwille van ruimtegebrek bepaalde vormen van begraving niet meer kunnen worden aangeboden hebben voorrang.
Het college streeft naar een uitvoering van alle ontruimingen op basis van huidig reglement ten laatste op 31 december 2026.
In geval de ontruiming een perceel of nis betreft waarin een asurn is begraven of bijgezet, zal de as worden uitgestrooid op de strooiweide van een gemeentelijke begraafplaats.
Het college bepaalt in welke gevallen er moet worden overgegaan tot ontknekeling.
Het college keurt een draaiboek goed voor de ontruiming en eventuele ontknekeling.
Als dat voor het ruimtelijk beheer van de begraafplaats vereist is, kan het college beslissen tot ontgraving en herbegraving, volgens de bepalingen van het huishoudelijk reglement.
Artikel 9:
Voor het verstrijken van de in artikel 3, vierde lid, bepaalde termijn van één jaar kan ontgraving van een op de lijst voorkomende begraving enkel plaatsvinden, ofwel op gerechtelijk bevel, ofwel ambtshalve of op verzoek, om ernstige redenen en met toestemming van de burgemeester. De burgemeester bepaalt de datum, het tijdstip en de overige modaliteiten voor de ontgraving. De plaats van de ontgraving wordt visueel afgeschermd voor het publiek.
De ontgraving kan ambtshalve gebeuren, in uitvoering van een gemotiveerd besluit van het college of de gemeenteraad tot sluiting, herinrichting of herindeling van de begraafplaats of op gezamenlijk en gemotiveerd verzoek van de langstlevende echtgenoot of de persoon met wie de overledene een feitelijk gezin vormde en de bloed- of aanverwanten van de eerste graad of, bij gebreke daaraan, de belanghebbenden.
De ontgraving op verzoek geschiedt aan het tarief vermeld in het belasting- en retributiereglement betreffende de gemeentelijke begraafplaatsen.
Artikel 10:
Ontruiming, ontgraving en ontknekeling kunnen niet plaatsvinden op zaterdagen, zondagen, feestdagen en in de periode van 15 oktober tot en met 15 november, tenzij in geval van gerechtelijk bevel.
Artikel 11:
Alle niet in dit reglement voorziene gevallen worden beslecht door het college, voor zover zij niet door een wet, decreet of besluit aan een ander gemeentelijk orgaan of aan een andere overheid zijn toegewezen.
Artikel 12:
Huidig reglement treedt in werking op 25 april 2024.
Het treedt buiten werking op het ogenblik dat alle begravingen voorkomend op de lijst als vermeld in artikel 3, eerste lid, hetzij ontruimd zijn, hetzij geconcedeerd zijn, hetzij opgenomen zijn in de door het college vast te stellen lijst van begravingen van lokaal historisch belang. Het college stelt de datum van buitenwerkingtreding vast.
Art. 2:
Deze beslissing in te schrijven op de lijst die wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 285, §1, van het decreet van 22/12/2017 over het lokaal bestuur. Het reglement als vermeld in artikel 1 wordt tevens bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286, §1, 1°, van hetzelfde decreet.